Selbstständigkeit im Pflegebereich: Jetzt nichts vergessen!

Du hast die Entscheidung getroffen Menschen zu helfen und sie in Lebenssituationen zu unterstützen, in denen sie auf Hilfe angewiesen sind. Bisher bist du mit Leidenschaft eventuell als Angestellte Pflegekraft nachgegangen und möchtest jetzt den nächsten Schritt wagen und einen eigenen Pflegedienst gründen, der genau deinen Ansprüchen entspricht. Dabei steht das Wohl deiner Klienten sowie deiner Mitarbeitenden im Fokus deines Handelns. Zudem muss deine Organisation wirtschaftlich gut aufgestellt sein, damit dein Pflegedienst nachhaltig besteht. Wie das geht und was du beachten musst, erfährst du hier.

1. Voraussetzungen zur Gründung

Um sich mit einem ambulanten Pflegedienst selbstständig zu machen, müssen einige wichtige Schritte bedacht werden:

- Fachliche Eignung:
  - - Bei der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes musst du deine fachliche Eignung nachweisen können. Diese ist gegeben, wenn du eine anerkannte Ausbildung im Pflegebereich absolviert hast. Zudem ist eine Weiterbildung zur Pflegedienstleistung (PDL) oder ein abgeschlossenes Studium z.B.: im Pflegemanagement notwendig. Darüber hinaus musst du nachweisen, dass du in den letzten fünf Fahren mindestens zwei Jahre sozialversicherungspflichtig in einem der anerkannten Ausbildungsberufe gearbeitet hast. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Pflegedienst als Inhaber zu führen und eine angestellte Pflegekraft mit PDL Ausbildung als Pflegedienstleitung einzustellen.

- Persönliche Eignung:
  - - Der Bereich der Pflege ist emotional sehr fordernd und von langen Arbeitstagen geprägt. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig belastbar zu sein und sich gut abgrenzen zu können, damit Sie einen Teil Ihre Energie Ihrer Organisation und Ihren Mitarbeitenden widmen können. Zudem ist eine gute Struktur unerlässlich. Sie kommunizieren mit Klienten, Mitarbeitenden, Ärzten, Angehörigen und Krankenkassen. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass Sie durch Ihr Organisationstalent immer den Überblick behalten und auch in stressigen Situationen ruhig bleiben.

- Kaufmännische Eignung:
  - - Um eine Selbstständigkeit erfolgreich zu starten und in die Zukunft zu führen, ist es besonders wichtig, dass Sie kaufmännische Kenntnisse mitzubringen. Unterstützung findest du hierzu bei den Fachverbänden, sie bieten spezifische Weiterbildungen in Form von Seminaren und Fortbildungen an.

Wenn du alle die genannten Voraussetzungen erfüllst und immer noch voller Tatendrang starten möchtest, geht es im nächsten Schritt darum ein passendes Konzept für deinen ambulanten Pflegedienst zu erarbeiten.

2. Erarbeitung eines Konzepts

Bei jeder Neugründung ist es wichtig, sich im Vorfeld Gedanken zum Konzept des Pflegedienstes zu machen. Hierbei solltest du die folgenden Fragen stellen:

Wer ist deine Zielgruppe? Möchtest du dich z.B.: um die Anliegen von Kindern/Jugendlichen, jüngeren oder älteren Menschen kümmern? Deine potenziellen Klienten zu kennen, stellt das Kernelement deiner Arbeit da und trägt maßgeblich zum Erfolg bei.
Was ist Ihr Leistungsspektrum und was macht dich besonders im Vergleich zu anderen Pflegediensten? Warum sollte der Klient gerade deinen Service nutzen? Überlege genau, welche Leistungen du anbieten möchtest. Dabei solltest du mit einbeziehen, wie deine Region bisher aufgestellt ist, aber natürlich auch nach deinen eigenen Interessen und Fertigkeiten schauen. Analysiere dein Marktumfeld genau und prüfen, wo es in der aktuellen Versorgung eventuelle Lücken gibt, die du mit deiner Leistung abdecken kannst. Hierbei ist ein gutes Netzwerk unerlässlich. Tausche dich mit anderen Pflegediensten in deiner Region und auch gerne überregional aus und stelle dadurch fest, was bei anderen gut oder aber auch weniger gut läuft. Nur so kannst du lernen.
Marktanalyse: Um einen neuen Pflegedienst erfolgreich etablieren zu können, ist eine eingängige Marktanalyse besonders wichtig. Nutze dazu Statistiken aus der Branche, die dir den prognostizierten Pflegebedarf in deiner Region oder aber auch die Entwicklung des demographischen Wandels aufzeigen. Unterstützung findest du beim statistischen Bundesamt, den Pflegekassen oder bei deiner Stadt oder Gemeinde.
Standortanalyse: Wenn du die Marktanalyse erledigt hast, kannst du als nächstes überlegen, welcher Standort sich für deinen Pflegedienst am besten eignet. Hierzu kannst du zum Einen die Daten aus der Marktanalyse mit einbeziehen, aber vor Ort muss es auch ein Angebot geeigneter Räumlichkeiten geben. Hier musst du insbesondere auf folgende Aspekte achten:

- Gute Anbindung/Erreichbarkeit
- Ihre Räume sollten einladend und freundlich wirken
- Barrierefreier Zugang
- Ausreichend Parkplätze

3. Wahl der Rechtsform

Der nächste Schritt über den du dir Gedanken machen musst, ist die Rechtsform deiner Organisation. Die meisten ambulanten Pflegedienste werden als Einzelunternehmen gegründet, es stehen aber auch die UG oder die GmbH zur Auswahl. Hier kann ein Steuerberater die beste Auskunft geben und ist der verlässlichste Ansprechpartner für deine jeweilige Situation.

4. Beantragung der Zulassung

Damit Sie Ihre Leistungen mit den Pflegekassen abrechnen können, benötigen Sie eine offizielle Zulassung: Das heißt, dass Sie in der Lage sein müssen dauerhaft eine „leistungsfähige und wirtschaftliche pflegerische Versorgung“ zu gewährleisten. Folgende Faktoren müssen Sie dabei berücksichtigen:

Einstellung von ausreichend personal (je nach Bundesland sind zwischen zwei und vier Vollzeitstellen als Mindestbelegschaft vorgeschrieben)

Anfertigung und Einhaltung eines Hygieneplans

Erreichbarkeit an 7 Tagen die Woche

Fachgerechter Einsatz der Mitarbeitenden sowie laufende Weiterbildungen und eine angemessene Bezahlung

Einführung und Einhaltung eines Qualitätsmanagements

Einstellung einer stellvertretenden Pflegedienstleitung, die im Krankheits- oder Urlaubsfalls die Verantwortung übernehmen kann

Insgesamt ist der Prüfprozess sehr aufwending und wird einige Zeit in Anspruch nehmen, dies solltest du entsprechend in deiner Planung berücksichtigen.

Zusätzlich benötigen Sie vor der ersten Abrechnung mit den Kassen ein Institutionskennzeichnen (IK-Nummer). Sie dient den Kassen zur Zuordnung der Abrechnungsdaten und ist bundesweit gültig. Beantragt wird sie bei der Sammel- und Verteilungsstelle.

5. Hygiene- und Qualitätsanforderungen

Im gesamten Pflegebereich ist die Hygiene sowie die Qualität der Pflege von größter Bedeutung. Aus diesem Grund bist du verpflichtet einen Hygieneplan sowie ein Qualitätsmanagement aufzustellen und für die Einhaltung zu Sorgen. Im Hygieneplan sind Maßnahmen zur Hände-und Flächendesinfektion sowie zur Sterilisation und Reinigung von Instrumenten und Wäsche festgehalten. Er dient zum Schutz vor ansteckenden Krankheiten für Ihre Klienten, aber auch für Ihre Mitarbeitenden. Wichtig ist, dass er für jeden sichtbar in den Geschäftsräumen ausliegt und jedes Jahr aktualisiert wird.

Das Qualitätsmanagement ist Teil des Zulassungsverfahrens und wird durch den Medizinischen Dienst der Krankenversicherungen überprüft. Hierbei wird insbesondere auf die folgenden Aspekte geachtet:

- Die Dokumentation der Pflegeleistung

- die Anzahl der Mitarbeitenden sowie deren Qualifikation und Weiterbildung

- das Pflegekonzept und die Integration der Qualitätsstandards

- die Einhaltung und jährliche Aktualisierung des Hygieneplans

- den Umgang mit deinen Klienten und ihren Angehörigen in Bezug auf die Einbindung

- die Erreichbarkeit deines Pflegedienstes und ein Notfallprotokoll

6. Abschluss eines Versorgungsvertrags

Nach erfolgter Zulassung ist es jetzt noch nötig einen Versorgungsvertrag mit der Pflegekasse abzuschließen. Dabei wird zwischen häuslicher und ambulanter Pflege unterschieden, das bedeutet, dass zwei voneinander unabhängige Verträge abgeschlossen werden müssen. Grundsätzlich ist in den Verträgen geregelt, welche Art der Pflegeleistung und in welchem Gebiet Sie diese Leistung erbringen werden. Er ist Voraussetzung für die Kostenübernahme der Pflegekassen und daher von zentraler Bedeutung für deine Organisation.

- Mitarbeitende finden und einstellen

- Das Ziel deines Pflegedienstes ist es, den Menschen, die Hilfe benötigen, diese Hilfestellung zu geben und Ihnen dabei ein gutes Gefühl zu vermitteln. Dieses Ziel erreichst du nur, wenn du das richtige Team aus geeigneten Mitarbeitenden um sich haben. Dabei gehen die Qualifikationen weit über die fachliche Qualifikation hinaus. Deine Mitarbeitenden sollten neben der fachlichen Eignung, folgende Aspekte unbedingt mit sich bringen:

- Belastbarkeit, gerade in Bezug auf die körperlichen Aspekte der Tätigkeit wie das Waschen, Umlagern etc Ihrer Klienten

- Flexibilität, denn der Beruf bedingt in verschiedenen Schichten zu arbeiten, um gewährleisten zu können, rund um die Uhr für Ihre Klienten da sein zu können.

- Emotionale und psychische Stabilität muss gegeben sein, da es Klienten geben wird, die ggf schwere Schicksalsschläge hinter sich haben oder geistig eingeschränkt sind.

Da es am Markt gerade sehr schwer ist, geeignete Mitarbeitende zu finden, ist es besonders wichtig, dass Du als Arbeitgeber attraktiv aufgestellt sind. Eine leistungsgerechte Entlohnung ist dabei ein Aspekt, aber nicht der Einzige. Wichtig ist auch das Arbeitsumfeld wie beispielsweise ein nettes Team, die Möglichkeit für Fort-und Weiterbildungen, flexible Arbeitszeiten, effektive Tourenpläne und ein offenes Ohr für die Belange Ihrer Mitarbeitenden. Du bist das Herz Deines Pflegedienstes und deine Mitarbeitenden sind für dich die wichtigste Informationsquelle. Hilfestellungen kann hier die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege sein.

7. Kalkulation der Kosten

Einmalige Kosten

Materialkosten für Arbeits- und Schutzkleidung
Kosten für Gewerbeanmeldung
Ggf Beratungskosten für Steuerberter oä
Fuhrparkkosten für den Abschluss von Leasingverträgen
Raumkosten für die Ausstattung der Praxisräume mit Möbeln, technischen Geräten, Dekoration, Instrumenten,
Kaution und ggf Maklergebühren

Laufende Kosten

Miete
Fuhrparkkosten für laufende Leasinggebühren, Tank
Personalkosten für Löhne und Gehälter
Steuern und Versicherungen
Kosten für Fort-und Weiterbildungen

Um die Kosten, die im Vorfeld entstehen tragen zu können benötigest Du entweder Eigenkapital oder Du entscheidest dich für eine Fremdfinanzierung durch eine Bank. Gerade zu Beginn macht es Sinn, eine Finanzierung in Betracht zu ziehen, da zunächst Kosten entstehen, denen noch keine Einnahmen gegenüber stehen. Dieser Sachverhalt kann ohne ausreichend finanzielle Mittel schnell zu einem Liquiditätsengpass führen.

8. Buchführung

Je nach Größe deines Pflegedienstes ist eine besondere Buchführungspflicht zu berücksichtigen. Wenn Sie planen mehr als sieben Mitarbeitende zu beschäftigen und einen jährlichen Umsatz von über 250.000€ anstreben, müssen Sie jährlich einen Jahresabschluss, der eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und weitere Nachweise beinhaltet, vorlegen. Wenn Sie diese Grenzen nicht überschreiten ist eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung ausreichend.

9. Marketing

Social Media

Ein ansprechender und gut strukturierter Instagram und Facebook Auftritt sind heute unerlässlich. Dein Pflegedienst wirkt dadurch modern, kompetent und wird durch eine Vielzahl von Menschen wahrgenommen. Wichtig sind hier gut aufbereite Inhalte, die für die Leser Mehrwert bieten und gern konsumiert werden.

Klassische Medien

Gerade in deiner Branche ist es besonders wichtig, ein gutes Netzwerk in der Region aufzubauen. Zum Einen solltest Du umliegende Geschäfte auf deine Neugründung aufmerksam machen und fragen, ob es beispielsweise möglich ist, Flyer auszulegen oder kleinere Aufsteller zu platzieren. Auf der anderen Seite solltest du auch Kontakt zu anderen Pflegediensten suchen, gerade, wenn diese ggf an Ihre kapazitären oder fachlichen Grenzen kommen, können Klienten weitervermittelt werden.

Website

Eine professionelle und gut strukturierte Website ist für viele Klienten das Eingangstor zur Deinem Pflegedienst. Wichtig ist, dass alle wichtigen Informationen wie Leistungsumfang aber auch Kontaktmöglichkeiten sofort erkennbar und nutzbar dargestellt sind.

Damit Du nach Gründung Deiner eigenen Organisation alle laufenden Prozesse wie die Klientendokumentation, Abrechnungen in – und extern sowie die Termine gut strukturiert und koordiniert verwalten kannst, unterstützen wir dich gerne mit unserer Software. Hierbei ist uns besonders wichtig, dass du einen entspannten Start hast. Aus diesem Grund haben wir spezielle Startangebote für Neugründer entwickelt.

Dein Weg zur Digitalisierung!