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Sie haben die Entscheidung getroffen Menschen zu helfen und Sie in Lebenssituationen zu unterstützen, in denen sie auf Hilfe angewiesen sind. Bisher sind Sie Ihre Leidenschaft eventuell als Angestellte Pflegekraft nachgegangen und möchten jetzt den nächsten Schritt wagen und einen eigenen Pflegedienst gründen, der genau Ihren Ansprüchen entspricht. Dabei steht das Wohl Ihrer Klienten sowie Ihrer Mitarbeitenden im Fokus Ihres Handelns. Zudem muss Ihre Organisation wirtschaftlich gut aufgestellt sein, damit Ihr Pflegedienst nachhaltig besteht. Wie das geht und was Sie beachten müssen, erfahren Sie hier:

1. Voraussetzungen zur Gründung

Um sich mit einem ambulanten Pflegedienst selbstständig zu machen, müssen einige wichtige Schritte bedacht werden:

  • Fachliche Eignung:
    • Bei der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes müssen Sie Ihre fachliche Eignung nachweisen können. Diese ist gegeben, wenn Sie eine anerkannte Ausbildung im Pflegebereich absolviert haben. Zudem ist eine Weiterbildung zur Pflegedienstleistung (PDL) oder ein abgeschlossenes Studium z.B.: im Pflegemanagement notwendig. Darüber hinaus müssen Sie nachweisen, dass Sie in den letzten fünf Fahren mindestens zwei Jahre sozialversicherungspflichtig in einem der anerkannten Ausbildungsberufe gearbeitet haben. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Pflegedienst als Inhaber zu führen und eine angestellte Pflegekraft mit PDL Ausbildung als Pflegedienstleitung einzustellen.
  • Persönliche Eignung:
    • Der Bereich der Pflege ist emotional sehr fordernd und von langen Arbeitstagen geprägt. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig belastbar zu sein und sich gut abgrenzen zu können, damit Sie einen Teil Ihre Energie Ihrer Organisation und Ihren Mitarbeitenden widmen können. Zudem ist eine gute Struktur unerlässlich. Sie kommunizieren mit Klienten, Mitarbeitenden, Ärzten, Angehörigen und Krankenkassen. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass Sie durch Ihr Organisationstalent immer den Überblick behalten und auch in stressigen Situationen ruhig bleiben.
  • Kaufmännische Eignung:
    • Um eine Selbstständigkeit erfolgreich zu starten und in die Zukunft zu führen, ist es besonders wichtig, dass Sie kaufmännische Kenntnisse mitbringen.  Unterstützung finden Sie hierzu bei den Fachverbänden, sie bieten spezifische Weiterbildungen in Form von Seminaren und Fortbildungen an.

Wenn Sie alle die genannten Voraussetzungen erfüllen und immer noch voller Tatendrang starten möchten, geht es im nächsten Schritt darum ein passendes Konzept für Ihren ambulanten Pflegedienst zu erarbeiten.

2. Erarbeitung eines Konzepts

  1. Bei jeder Neugründung ist es wichtig, sich im Vorfeld Gedanken zum Konzept des Pflegedienstes zu machen. Hierbei sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:
    1. Wer ist Ihre Zielgruppe? Möchten Sie sich z.B.: um die Anliegen von Kindern/Jugendlichen, jüngeren oder älteren Menschen kümmern? Ihre potenziellen Klienten zu kennen, stellt das Kernelement Ihrer Arbeit da und trägt maßgeblich zum Erfolg bei.
    1. Was ist Ihr Leistungsspektrum und was macht Sie besonders im Vergleich zu anderen Pflegediensten? Warum sollte der Klient gerade Ihren Service nutzen? Überlegen Sie sich genau, welche Leistungen Sie anbieten möchten. Dabei sollten Sie mit einbeziehen, wie Ihre Region bisher aufgestellt ist, aber natürlich auch nach Ihren eigenen Interessen und Fertigkeiten schauen. Analysieren Sie ihr Marktumfeld genau und prüfen Sie, wo es in der aktuellen Versorgung eventuelle Lücken gibt, die Sie mit Ihrer Leistung abdecken können. Hierbei ist ein gutes Netzwerk unerlässlich. Tauschen Sie sich mit anderen Pflegediensten in Ihrer Region und auch gerne überregional aus und stellen Sie dadurch fest, was bei anderen gut oder aber auch weniger gut läuft. Nur so können Sie lernen.
    1. Marktanalyse: Um einen neuen Pflegedienst erfolgreich etablieren zu können, ist eine eingängige Marktanalyse besonders wichtig. Nutzen Sie dazu Statisken aus der Branche, die Ihnen den prognostizierten Pflegebedarf in Ihrer Region oder aber auch die Entwicklung des demographischen Wandels aufzeigen. Unterstützung finden Sie beim statistischen Bundesamt, den Pflegekassen oder bei Ihrer Stadt oder Gemeinde.
    1. Standortanalyse: Wenn Sie die Marktanalyse erledigt haben, können Sie sich jetzt überlegen, welcher Standort sich für Ihren Pflegedienst am besten eignet. Hierzu können Sie zum Einen die Daten aus der Marktanalyse mit einbeziehen, aber vor Ort muss es auch ein Angebot geeigneter Räumlichkeiten geben. Hier müssen Sie insbesondere auf folgende Aspekte achten:
      1. Gute Anbindung/Erreichbarkeit
      2. Ihre Räume sollten einladend und freundlich wirken
      3. Barrierefreier Zugang
      1. Ausreichend Parkplätze

3. Wahl der Rechtsform

Der nächste Schritt über den Sie sich Gedanken machen müssen, ist die Rechtsform Ihrer Organisation. Die meisten ambulanten Pflegedienste werden als Einzelunternehmen gegründet, es stehen aber auch die UG oder die GmbH zur Auswahl. Im Folgenden sehen Sie die Vor-und Nachteile der jeweiligen Rechtsform

4. Beantragung der Zulassung

  1. Damit Sie Ihre Leistungen mit den Pflegekassen abrechnen können, benötigen Sie eine offizielle Zulassung: Das heißt, dass Sie in der Lage sein müssen dauerhaft eine „leistungsfähige und wirtschaftliche pflegerische Versorgung“ zu gewährleisten. Folgende Faktoren müssen Sie dabei berücksichtige:
    1. Einstellung von ausreichend personal (je nach Bundesland sind zwischen zwei und vier Vollzeitstellen als Mindestbelegschaft vorgeschrieben)
      1. Anfertigung und Einhaltung eines Hygieneplans
      1. Erreichbarkeit an 7 Tagen die Woche
      1. Fachgerechter Einsatz der Mitarbeitenden sowie laufende Weiterbildungen und eine angemessene Bezahlung
      1. Einführung und Einhaltung eines Qualitätsmanagements
      1. Einstellung einer stellvertretenden Pflegedienstleitung, die im Krankheits- oder Urlaubsfalls die Verantwortung übernehmen kann

Insgesamt ist der Prüfprozess sehr aufwending und wird einige Zeit in Anspruch nehmen, dies sollten Sie entsprechend in Ihrer Planung berücksichtigen.

Zusätzlich benötigen Sie vor der ersten Abrechnung mit den Kassen ein Institutionskennzeichnen (IK-Nummer). Sie dient den Kassen zur Zuordnung der Abrechnungsdaten und ist bundesweit gültig. Beantragt wird sie bei der Sammel- und Verteilungsstelle.

5. Hygiene- und Qualitätsanforderungen

Im gesamten Pflegebereich ist die Hygiene sowie die Qualität der Pflege von größter Bedeutung. Aus diesem Grund sind Sie verpflichtet einen Hygieneplan sowie ein Qualitäts-management aufzustellen und für die Einhaltung zu Sorgen. Im Hygieneplan sind Maßnahmen zur Hände-und Flächendesinfektion sowie zur Sterilisation und Reinigung von Instrumenten und Wäsche festgehalten. Er dient zum Schutz vor ansteckenden Krankheiten für Ihre Klienten, aber auch für Ihre Mitarbeitenden. Wichtig ist, dass er für jeden sichtbar in den Geschäftsräumen ausliegt und jedes Jahr aktualisiert wird.

Das Qualitätsmanagement ist Teil des Zulassungsverfahrens und wird durch den Medizinischen Dienst der Krankenversicherungen überprüft. Hierbei wird insbesondere auf die folgenden Aspekte geachtet:

6. Abschluss eines Versorgungsvertrags

Nach erfolgter Zulassung ist es jetzt noch nötig einen Versorgungsvertrag mit der Pflegekasse abzuschließen. Dabei wird zwischen häuslicher und ambulanter Pflege unterschieden, das bedeutet, dass zwei voneinander unabhängige Verträge abgeschlossen werden müssen. Grundsätzlich ist in den Verträgen geregelt, welche Art der Pflegeleistung und in welchem Gebiet Sie diese Leistung erbringen werden. Er ist Voraussetzung für die Kostenübernahme der Pflegekassen und daher von zentraler Bedeutung für Ihre Organisation.

Da es am Markt gerade sehr schwer ist, geeignete Mitarbeitende zu finden, ist es besonders wichtig, dass Sie als Arbeitgeber attraktiv aufgestellt sind. Eine leistungsgerechte Entlohnung ist dabei ein Aspekt, aber nicht der Einzige. Wichtig ist auch das Arbeitsumfeld wie beispielsweise ein nettes Team, die Möglichkeit für Fort-und Weiterbildungen, flexible Arbeitszeiten, effektive Tourenpläne und ein offenes Ohr für die Belange Ihrer Mitarbeitenden. Sie sind das Herz Ihres Pflegedienstes und sind für Sie die wichtigste Informationsquelle. Hilfestellungen kann hier die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege sein.

7. Kalkulation der Kosten

Einmalige Kosten

Materialkosten für Arbeits- und Schutzkleidung

Kosten für Gewerbeanmeldung

Ggf Beratungskosten für Steuerberter oä

Fuhrparkkosten für den Abschluss von Leasingverträgen

Raumkosten für die Ausstattung der Praxisräume mit Möbeln, technischen Geräten, Dekoration, Instrumenten, Kaution und ggf Maklergebühren

Laufende Kosten

Miete

Fuhrparkkosten: Laufende Leasinggebühren, Tank

Personalkosten: Löhne und Gehälter

Steuern und Versicherungen Kosten für Fort-und Weiterbildungen

Um die Kosten, die im Vorfeld entstehen tragen zu können benötigen Sie entweder Eigenkapital oder Sie entscheiden sich für eine Fremdfinanzierung durch eine Bank. Gerade zu Beginn macht es Sinn, eine Finanzierung in Betracht zu ziehen, da zunächst Kosten entstehen, denen noch keine Einnahmen gegenüber stehen. Dieser Sachverhalt kann ohne ausreichend finanzielle Mittel schnell zu einem Liquiditätsengpass führen.

8. Buchführung

Je nach Größe deines Pflegedienstes ist eine besondere Buchführungspflicht zu berücksichtigen.  Wenn Sie planen mehr als sieben Mitarbeitende zu beschäftigen und einen jährlichen Umsatz von über 250.000€ anstreben, müssen Sie jährlich einen Jahresabschluss, der eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und weitere Nachweise beinhaltet, vorlegen. Wenn Sie diese Grenzen nicht überschreiten ist eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung ausreichend.

9. Marketing

Social Media

Ein ansprechender und gut strukturierter Instagram und Facebook Auftritt sind heute unerlässlich. Ihr Pflegedienst wirkt dadurch modern, kompetent und wird durch eine Vielzahl von Menschen wahrgenommen. Wichtig sind hier gut aufbereite Inhalte, die für die Leser Mehrwert bieten und gern konsumiert werden.  

Klassische Medien

Ihre Zielgruppe ist Gerade in Ihrer Branche ist es besonders wichtig, ein gutes Netzwerk in der Region aufzubauen. Zum Einen sollten Sie umliegende Geschäfte auf Ihre Neugründung aufmerksam machen und fragen, ob es beispielsweise möglich ist, Flyer auszulegen oder kleinere Aufsteller zu platzieren. Auf der anderen Seite sollten Sie auch Kontakt zu anderen Pflegediensten suchen, gerade, wenn diese ggf an Ihre kapazitären oder fachlichen Grenzen kommen, können Klienten weitervermittelt werden.

Website

Eine professionelle und gut strukturierte Website ist für viele Klienten das Eingangstor zur Ihrem Pflegedienst. Wichtig ist, dass alle wichtigen Informationen wie Leistungsumfang aber auch Kontaktmöglichkeiten sofort erkennbar und nutzbar dargestellt sind.